الرسائل الرسمية هي نصوص مكتوبة تُوجِّهها إحدى الجهات العامة أو الشركات إلى أشخاص أو جهات مماثلة لها ,لتحقق بواسطتها غرضاً من الأغراض .

وهي تحرص على أن تطرق هدفها مباشرة , دون مجاملات أو عواطف .

***

1 ـ أنواع الرسائل الرسمية :

ـ الرسالة القانونية .

ـ الرسالة الإقتصادية .

ـ الرسالة الإعلامية ( الإعلام عن شراء أو بيع أو عن إنذار أو شكر , أو عن دعوة لحضور مؤتمر أو ندوة ....)

***

2ـ هيكل الرسالة الرسمية :

تضم الرسالة الرسمية ما يلي :

ـ رقم الرسالة ( الرقم الذي صدرت به الجهة التي كتبتها ) .

ـ تاريخ الرسالة .

ـ اسم المرسَل إليه وعنوانه .

ـ عرض موضوع الرسالة .

ـ خاتمة الرسالة ( بالشكر أو الإعتذار ... )

ـ المرسِل .

***


3 ـ لغة الرسالة الرسمية :

يحرص كاتب الرسالة الرسمية على لغة محدَّدة , تتصف بما يلي :

ـ الأسلوب المباشر البعيد عن الغموض والمجاز .

ـ الأسلوب المعبِّر عن الغرض دون لفّ أو دوران .

ـ الأسلوب الموجز البعيد عن التفصيل .

ـ الأسلوب البعيد عن العواطف والمواقف الشخصية .

ـ الأسلوب الهذَّب الذي ينظر إلى المرسَل إليه نظرة إحترام .


***

4 ـ مضمون الرسالة الرسمية :

يحرص كاتب الرسالة الرسمية على أن يتصف مضمون رسالته بأمور هي :

ـ الإبتعاد عن الإنفعال الشديد .

ـ الحرص على الحقائق .

ـ الصدق والموضوعية .

ـ عدم استعمال ضمير المتكلم ( أنا ) إذا لم تكن هناك حاجة إليه .

ـ عدم قطع الإتصال بالمرسَل إليه .

ـ توضيح الموقف دون تفسيرات شخصية