فنعدما نشرع في إعداد مسودة خطاب بحكم ما تتطلبه أعمالنا من إعداد مخاطبات رسمية أو خاصة ، سواء كنا نسعى من ورائها تحقيق هدف معين نترجاه من قبل الجهة الموجه إليها الرسالة أو أي غرض آخر. فأنه لا بد لنا أولا أن نتفهم العناصر الواجب التركيز عليها في صلب الموضوع ، بحيث نصيغ كلماتها في جمل ، ثم نرتبها في فقرات متتالية واضحة المعنى والهدف الذي نسعى لتحقيقه . فيجب علينا اختيار الكلمات والألفاظ المناسبة لإدراجها عند إعداد مسودة الرسالة ، ومراعاة قواعد اللغة العربية وآدابها ، دون التهويل أو التطويل في صلب الموضوع ، والابتعاد عن الإكثار من كلمات المجاملة والثناء ، كذلك مراعاة قواعد التنسيق عند طباعة الرسالة لما لها من أثر طيب في نفسية متلقي الرسالة .
فبحكم مباشرة أعمالنا اليومية ، وما نصادفه في شوارع مدننا من زحمة ، وما نعانيه من مشاكل وكثرة المتطلبات الحياة اليومية لأسرنا ، كلها عوامل ضغط نفسي على أنفسنا ، قد تترك أثارا سلبية في نفسية أي موظف مهما كانت مستوى وظيفته في أي مؤسسة ، لذا فإن ترتيب الرسالة وطباعتها بشكل مناسب ، ومراعاة للأسس التي ذكرتها أعلاه ، فإنها بلا شك سوف تترك أثارا إيجابية في نفسية القاري، حتى لو كان الشخص الموجه إليه الرسالة نفسية مرهقة . فربما يتحقق الهدف المنشود منها .
أما إذا أهملنا ذلك الجانب وركنا إلى إعداد صيغة الرسالة بأسلوب غير راقي وبكلمات غير واضحة المعنى ، وتجاهلنا التقيد بما أوضحته أعلاه ، وتعمدنا التهويل والتأويل ، وكثرة المدح والثناء ، فإن ذلك يؤدي عدم تقبل القاري للرسالة للنظر فيها في نفس الوقت ، وقد يؤجلها إلى وقت آخر وخاصة إذا كانت نفسيته مرهقة .
فبحكم مباشرة أعمالنا اليومية ، وما نصادفه في شوارع مدننا من زحمة ، وما نعانيه من مشاكل وكثرة المتطلبات الحياة اليومية لأسرنا ، كلها عوامل ضغط نفسي على أنفسنا ، قد تترك أثارا سلبية في نفسية أي موظف مهما كانت مستوى وظيفته في أي مؤسسة ، لذا فإن ترتيب الرسالة وطباعتها بشكل مناسب ، ومراعاة للأسس التي ذكرتها أعلاه ، فإنها بلا شك سوف تترك أثارا إيجابية في نفسية القاري، حتى لو كان الشخص الموجه إليه الرسالة نفسية مرهقة . فربما يتحقق الهدف المنشود منها .
أما إذا أهملنا ذلك الجانب وركنا إلى إعداد صيغة الرسالة بأسلوب غير راقي وبكلمات غير واضحة المعنى ، وتجاهلنا التقيد بما أوضحته أعلاه ، وتعمدنا التهويل والتأويل ، وكثرة المدح والثناء ، فإن ذلك يؤدي عدم تقبل القاري للرسالة للنظر فيها في نفس الوقت ، وقد يؤجلها إلى وقت آخر وخاصة إذا كانت نفسيته مرهقة .
: 
: 
: