مهام و واجبات الطباع
يقوم الموظف المسئول عن أعمال الطباعة ، بطباعة كافة المخاطبات ، والتقارير ، والدراسات الخاصة بالعمل ، والكشوف الإحصائية ، ومحاضر الاجتماعات ، وغيرها من أعمال الطباعة المختلفة ، فقد تختلف من جهة إلى جهة أخرى حسب طبيعة عمل كل جهة ، حيث نجد أن أعمال الطباعة في مكاتب إعداد البيانات والإحصاء ، غالبا ما تكون بشكل جداول إحصائية ، فيجب على الطباع معرفة قواعد الطباعة في نظام الأكسل ، حيث يسهل له عملية الحسابات والمعادلات وبه ميزات أفضل عن نظام الجداول ، فعندما يطلب منك رئيسك المباشر طباعة خطاب ، أو إعداد مشروع خطاب يجب على الطباع أو من يكلف بذلك مراعاة النقاط التالية :ـ
[B]o حضر نفسك ودون كافة الأفكار التي يمليها عليك رئيسك المباشر ، ولا تعتمد على مبدأ الحفظ بالذاكرة ، فقط تخونك الذاكرة فتنسى بعض الأفكار . وذلك لتوفير الوقت .
o راجع كافة الجهات المعنية بمضمون الخطاب ، لتأكد من الخلفيات السابقة والمرافقات الواجب إرفاقها معه ، فقد تفيدك بالإشارة إليها في مضمون الخطاب .
o التأكد من صحة أسماء الأشخاص المرسل إليهم الخطاب ومسمياتهم الوظيفية ، وكذلك معرفة الرتب العسكرية لموظفي الأجهزة الأمنية .
o أنتقي الكلمات ذات الألفاظ المستحبة ‘ مع مراعاة قواعد اللغة العربية من الناحية الإملائية ، واللغوية ، وعلامات الترقيم المتبعة .
o أشر إلى المراسلات السابقة أو أية اتصالات قد تمت سابقا بخصوص الموضوع المراد طباعته .
o ضع عنوان واضح لمضمون الخطاب في أعلى الصفحة .
o أختصر مضمون الخطاب بحيث يؤدي إلى تحقيق الغاية منه ، مع تضمين الخطاب بكافة البراهين ، والأدلة اللازمة ، في حالة أن تترجى هدف منه من قبل الجهة الموجه إليها الخطاب . ولا يستحب التطويل في مضمونه . فخير الكلام ما قل ودل .
o أطبع مسودة الخطاب على ورقة بيضاء قبل الطباعة النهائية ، فربما يصاحب الطباعة بعض الأخطاء الإملائية ، أو أن يطلب منك رئيس المباشر تعديل بعض فقرات ، أو إضافة فقرات أخرى بمضمون الخطاب .
o راعي قواعد الطباعة من حيث نوعية الخط وحجمه ، وأتبع قواعد التنسيق المتبعة .
o أعرض المسودة بعد الطباعة على رئيسك المباشر لمراجعتها ، ولا تتذمر في حالة طلبه تعديلها ، فقد يستلزم الأمر إجراء التعديل أكثر من مرة ، وتلقى ذلك برحابة صدر .
o أعرض مسودة الخطاب بعد التعديل إلى رئيس المباشر ، وفي حالة أعطائك الأوامر بطباعتها فقم بطباعتها على ورق رسمي .
o تأكد من كافة مرفقات الخطاب قبل التسجيل .
o دون في أخر الخطاب أسماء الجهات ذات الصلة بالموضوع ، لموافاتها بنسخة من الخطاب ، وخاصة الجهة ذات الصلة بالموضوع مباشرة للعلم والمتابعة بما يستجد بشأنه .
o أحتفظ بالمسودات في ملف خاص بها ، فقد تحتاجها في حالة اكتشاف إي خطاء بعد اعتماد الخطاب ، كذلك يفضل أن تقوم بمراجعتها بصفة مستمرة حتى ترسخ المعلومات المدونة بها ، لتسهل لك الأمور عندما يطلب منك إعداد مشروع خطاب مستقبلا.
o قم بعمل نماذج للخطابات المتكررة التي تحتاج إليها بصفة دائمة ووضعها على سطح مكتب جهازك ، وفي حالة الرجوع إليها فإنك ستقوم بإجراء تعديل بسيط عليها ، وذلك بهدف سرعة الإنجاز واختصار الجهد والوقت بدلا أن تقوم بطباعتها من جديد .
o ركز على القراءة والمطالعة المستمرة ، وأحرص على المشاركة في الدورات التدريبية في مجال اللغة العربية وآدابها ، والخط العربي ، ومعالجة الكلمات ، ودورات في مجالات مختلفة في الحاسوب بما يخدم مجال عملك وذلك لصقل قدراتك وتنميتها .[/B]
[ مثال ]
علي موظف يعمل في إحدى المؤسسات الحكومية يشغل وظيفة طباع في إحدى الدوائر التابعة للمؤسسة ، كلف من قبل مدير الدائرة بطباعة تقرير يتكون من ثلاث صفحات ، سلمت له مسودة التقرير . ليقوم بمراجعة مديره بعد الطباعة لمراجعة التقرير من كافة جوانبه ، وأثناء عرض التقرير على مديره ، تغير حال المدير وغضب لأنه لم يعرف أوجه النقص في التقرير أكان مكتملا أم لا ، خالد خائف من عواقب فعلته ، فقد قام بعمل ما بعد الانتهاء من طباعة التقرير ، وهذا ما اغضب مديره عندما عرض عليه التقرير . ما هو ؟
: 
: 
: