اختصاصات قسم التنسيق والمتابعة

    • اختصاصات قسم التنسيق والمتابعة

      · القيام بأعمال المراسلات من استلام وتسجيل وتوزيع وحفظ ومتابعة كافة المواضيع المحالة إلى مختلف الجهات التابعة للمديرية .
      · إجراء الاتصالات المتعلقة بالعمل والمكالمات الهاتفية .
      · تنظيم أعمال حفظ الملفات والمذكرات وفق نظم الحفظ المتبعة لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة .
      · الإعداد لعقد الاجتماعات والتحضير لها ومتابعة نتائجها وطباعة المحاضر الخاصة بها .
      · توزيع التعاميم والقرارات الصادرة على كافة دوائر المديرية ،مع الاحتفاظ بنسخ منها للرجوع إليها عند الحاجة .
      · متابعة إنجاز الموضوعات المحالة إلى الدوائر والأقسام لتحديد موقعها من الإنجاز .
      · التنسيق مع الدوائر والأقسام في توفير البيانات والمعلومات المطلوبة .
      · إعداد تقرير شهري عن موقف إنجاز الموضوعات بالمديرية العامة ليتم عرضه على المدير العام المختص .

    • طرح قيم ومفيد جداً ، ولكنني أود أن أستطلع
      ملاحظات وآراء الأعضاء حول هذا التخصص
      وإن كانت لهم أي إضافات يحبذونها أن تكون
      ضمن إختصاصات هذه الوظيفة ، وأرجوا
      التفاعل مع الموضوع ولو من باب
      التصور.

      وسأكون أولكم :
      ـ أقترح أن يتم ضم عدد (3) ثلاثة موظفين بالقسم
      ويتم توزيعهم وفق الآتي :ـ
      1 ـ إداري متابعة
      2 ـ إداري تنسيق
      3 ـ طباع




      نمير
      [COLOR="#000080"]
      رَبَّنَا آتِنَا مِنْ لَدُنْكَ رَحْمَةً وَهَيِّئْ لَنَا مِنْ أَمْرِنَا رَشَداً

    • نمـ7117ـير كتب:

      طرح قيم ومفيد جداً ، ولكنني أود أن أستطلع

      ملاحظات وآراء الأعضاء حول هذا التخصص
      وإن كانت لهم أي إضافات يحبذونها أن تكون
      ضمن إختصاصات هذه الوظيفة ، وأرجوا
      التفاعل مع الموضوع ولو من باب
      التصور.





      نمير



      إن شاء الله سأتابع الموضوع .



    • السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..


      صراحة أعتقد هذي أعمال كثيره.. لتنفيذها عبر إدارة واحده.. خصوصاً وأن أغلب هؤلاء يتعاملون مع الأعمال الورقية.. وهذا يشكل عائق كبير. وطريقة حفظ متعبة..

      اولاً .. أقترح أن تقوم كل إدارة..بإضافة مهام المتابعة مع قسم التنسيق والمتابعة.. يختص فيها الموظف بتسهيل عملية نقل المعلومات واستخراجها.. من وإلى الإدارة.. وذلك بما يأتي:

      1_ تصميم برنامج داخلي لا يتمكن الولوج إليه إلاّ أدارة التنسيق والموظف المتابع من الإدارات الأخرى..

      2_ عملية حفظ إلكترونية لجميع الملفات والمستندات.. كل حسب إدارته، وتكون قابلة للانتقال بين الطرفين.. ولكن بأرقام سرية لكل إدارة.. وبذلك لا يمكن التلاعب بالملفات المسجلة.. والتأكد من عدم وجود تكرار فيها..

      3_ تفعيل آلية تجديد البيانات السنوية.. في جميع أطراف وإدارات المؤسسة، وذلك بتخصيص قاعدة مشتركة.. يتم تحديثها دورياً من الإدارات.. باسماء وأرقام اتصال جميع الموظفين..


      في اعتقادي وجود برنامج داخلي .. لإدارة التنسيق والمتابعة.. سيجعلها أتوماتيكياً.. قادرة على متابعة وحفظ جميع التعاميم والقرارات. بالإضافة لمحاضر الاجتماعات، كما يمكن استخدام

      أجندة الاجتماعات .. يقوم فيه كل موظف بتعبئة بيانات أي اجتماع.. سوف يتم عقده.. وبذلك تتمكن الإدارة من متابعة محاضر الإجتماع.. والتأكد من قيام كل جهة بإرسال نسخة من المحضر لسجلات الشركة.

      هذه النقاط فقط في توزيع وتقليل تراكم العمل المحتمل والمتوقع على هذه الإدارة..

      يبقى نوع العمل وعدد الموظفين مرتبط بحجم المؤسسة، ومدى فعالية ودرجة استخدام مهام هذه الإدارة.


      ولكنني أتوقع

      موظفين على الأقل .. لمتابعة السجلات وتنظيمها.. ( الأرشيف )

      ثم يبقى هناك رفع التقارير.. ومخاطبة الإدارات.. ( إداري متابع )

      تنظيم الاتصالات .. ومتابعة المعاملات ( إداري منسق)


      هذا رأيي.. كل التحية