الشبيبة:*اختتمت مساء أمس بمركز تنمية الموارد البشرية التابع لوزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه حلقة العمل التدريبية التي نظمتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول تطبيق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية وذلك من 23 - 25 يناير الجاري حيث تم افتتاح الندوة تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.



وتعمل الهيئة من خلال هذه الحلقة على تدريب المختصين حول تطبيق الأدوات الإجرائية وآليات العمل حول تطبيق نظام التصنيف وكيفية اتخاذ الإجراءات المتبعة لاستخدام الملفات والحافظات وفق النظام المعتمد بما في ذلك إسناد الرموز التصنيفية حسب الموضوعات وتحديد مكونات كل ملف من الوثائق، كما سيشمل البرنامج الآليات المتبعة والأدوات المستخدمة في حالات التحويل من مكاتب العمل بعد انتهاء الفترة النشطة وانتقال الملفات باستمارات وأرقام التحويل للحفظ في المرحلة الوسيطة تحت إشراف دائرة الوثائق في الجهة المعنية وستتناول الحلقة موضوع البريد وآليات العمل المتبعة فيه باعتباره تقسيما يدخل ضمن اختصاص دائرة الوثائق وإن تنظيم هذه الحلقة سيعزز من قدرات المختصين بأقسام ودوائر الوثائق على تطبيق النظام علما بأن هذه الحلقة تنظم لفائدة خمس وزارات أصبح نظام الوثائق جاهزا للتطبيق وهي وزارة الخدمة المدنية ووزارة الشؤون الرياضية ووزارة الداخلية ووزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه ووزارة التراث والثقافة، وحول مدى الاستفادة من حلقة العمل يقول المشارك فيصل بن عبدالرحمن محمد رئيس قسم البريد والوثائق لدائرة محافظة ظفار بوزارة الشؤون الرياضية: خلال أيام حلقة العمل والتي استمرت لثلاثة أيام التمسنا الفائدة التي أتينا من أجلها، حيث تعرفنا نظريا وعمليا على العديد من النقاط المهمة والتي تدخل في عملية تطبيق الأدوات الإجرائية لنظام الوثائق، منها الخطوات اللازمة لحفظ الملفات من حيث الترقيم والترميز، كما تسنى لنا النقاش المتبادل مع المحاضر الذي يشرف على إلقاء المحاضرات، كما كانت هناك إشارة لتوجهات سوف تتخذ مستقبلا في هذا الإطار لمختلف الجهات الحكومية والتي ستعمل بهذا النظام، مما يدل على التوجه التوسعي الذي ينتهج لتطبيق هذا النظام لمختلف الجهات الأمر الذي يعطي الأهمية لمثل هذه الحلقات التدريبية.

كما تحدثت المشاركة أصيلة بنت سعيد آل خليفين أخصائية بدائرة الوثائق بوزارة التراث والثقافة: مشاركتنا في الدورة التي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تعود علينا بفائدة كبيرة كموظفين بجهات حكومية ضمن دوائر تعنى بإدارة الوثائق، فالدورة التي أتت محاورها حول تطبيق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق عرفتنا على نظم التصنيف المتبعة لإدارة الوثائق بشكل منتظم، والمدة التي أتت فيها الدورة كانت مثمرة من حيث الوقت المتاح لكسب أكبر قدر من المعلومات الجديدة التي تقدمها الهيئة، وحقيقة الدورة إضافة لنا الكثير من حيث المعلومات المقدمة منها طرق التصنيف المتبعة في إدارة الوثائق مما يسهل عملية التعامل معها من حيث الاسترجاع والتنظيم.