مراحل إعداد وكتابة التقارير والمراسلات

    • مراحل إعداد وكتابة التقارير والمراسلات

      تمر عملية إعداد وكتابة التقارير والمراسلات بأربعة مراحل أساسية لا بد على شاغلي وظائف التنسيق والمتابعة الإلمام بها حتى يتسنى لهم القيام بالمهام الخاصة بهم على أكمل وجه وبشكل فعال . وهذه المراحل تتمثل في :ـ
      مراحل الإعداد
      مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي .
      مرحلة الكتابة .
      مرحلة المراجعة .

      تفاصيل المراحل


      أولا :ـ مرحلة الإعداد
      الإطار العام للتقارير والمراسلات .
      الهدف من إعداد التقارير والمراسلات .
      من هو قارئ التقرير والمراسلات .
      معلومات التقارير والمراسلات .
      ثانيا : ـ مرحلة التنظيم .
      حدد هدف التقرير .
      حدد قارئ التقرير والمراسلات .
      حدد المعلومات والبيانات المطلوبة للتقرير .
      الهيكل العام للتقرير ويتضمن ثلاثة أجزاء هي :ـ
      بداية التقرير .
      صلب التقرير .
      الخاتمة .
      ثالثا : ـ مرحلة الكتابة .
      v كتابة المسودة الأولى للتقرير .
      v كتابة المقدمة .
      v كتابة جسم التقرير وعرض الحقائق .
      v استخدام أساليب الكتابة .
      v استخدام الجداول والرسومات التوضيحية .
      v أكتب الاستنتاجات والتوصيات .
      v أكتب الملاحق .
      v أكتب قائمة بالمراجع المستخدمة .
      v كتابة ملخص التقرير .
      رابعا :ـ مرحلة مراجعة التقارير والمراسلات قبل تقديمها للرئيس المباشر
      [B]o مراجعة كتابة المسودة الأولى .
      o تطبيق القواعد العامة للكتابة .
      o الوضوح .
      o المنطقية والتنظيم .
      o التصحيح اللغوي والإملائي للكلمات لكي تتناسب مع قواعد اللغة .
      o إتباع المعايير النمطية الموجودة بالمنشأة .
      o المراجعة قبل طباعة المسودة الأخيرة .
      o الوضوح بالنسبة للعناوين الرئيسية والفرعية .
      o ترقيم الصفحات .
      o مراجعة الأشكال التوضيحية والرسومات .
      = التأكد من الملاحق ومراجعتها .[/B]

    • أسجل حضوري بهذا الطرح الرائع
      ولي عودة إن شاء الله للدخول في
      بعض التفاصيل .

      كما أحث الأخوه الأعضاء على
      إبدى أي تساؤل حول هذا الطرح
      فمن شأنه أن ينمي قدراتهم الكتابية .


      إحترامي وشكري لصاحبة الطرح
      أخي ولد الفيحاء .. نمير
      [COLOR="#000080"]
      رَبَّنَا آتِنَا مِنْ لَدُنْكَ رَحْمَةً وَهَيِّئْ لَنَا مِنْ أَمْرِنَا رَشَداً

    • بارك لله فيك اخي ولد الفيحااء

      \\

      وانشالله الاعضاء يستفيدو مما خطته اناملك في حياتهم العمليه

      تقبل مروووري
      “وحين افترقنَا ..
      تمنّيتُ سوقاً .. ( يبيعُ السّنين ) ! يعيدُ القلوبَ .. ويحيي الحَنين .. ” ― فاروق جويدة

    • يعطيك العافيه ولد الفيحااء...
      معلوماات راائعه جد...
      وان شااء يستفيد منهاا الكل ...

      دمت بوود...تحيااتي:
      :
      :
      ميــــــــــــميهـ
      [SIZE="4"][COLOR="Teal"]••• أحيآناً...يگۈٍن الۈٍقت الذي أ قضيــہۧ في " ربط حذائي "أثمن ۈٍأفضل من الۈٍقت الذي أقضيــہۧ مع بعض الأشخآص !!!! •••

    • هجوووورة كتب:

      اخوووي المبدع ولد الفيحاء

      انا اطبق كل هذولي إلا المراجعة

      حاولت اني اعود نفسي ع المراجعة بس ما قدرت !!

      شو الحل برأيك ؟؟؟


      إنشاء الله أختي هجورة سوف أشرح لك طريقة تعودي نفسك على مراجعة التقارير في القريب العاجل .

    • اسس مراجعة التقرير والخطوات الواجب إتباعها عند أعداده
      فعندما نشرع في إعداد المسودة الأولى للتقرير ، يجب علينا معرفة كافة العناصر والعناوين والبيانات التي يتضمنها التقرير ، والتي نأخذها من قبل الرئيس المباشر أو الجهة المعنية بالأمر ، كذلك نرجع لكافة الخلفيات المتعلقة بمضمون التقرير السابقة ، وأية بيانات وأشكال تناسب مضمونه نرغب بالاستفادة منها عند إعداد المسودة ، وعلينا كذلك أن نبدأ بموضوع التقرير وما يتطرق إليه صلب التقرير بمقدمة بسيطة ، ومن ثم نتطرق إلى شرح كافة العناصر الأساسية للتقرير مستندين على كافة الخلفيات السابقة وأية بيانات متعلقة به .
      نراعي القواعد العامة للكتابة فمثلا نختار الألفاظ السليمة والكلمات ذات وزن وقيمة ، بعيدا عن الكلمات العامية الغير مفهومة ، ويجب علينا مراعاة قواعد اللغة العربية وآدابها ، وأسس التنسيق المتبعة ، واختيار الخطوط الواضحة عند الطباعة ، وأن يعد التقرير بشكل حسن ومنظم ـ ويستحب أن يدرج بعض الألوان الغامقة على كتابة العناوين أو تدعيم التقرير ببعض أشكال التظليل المناسبة الخفيفة والتي لا تغطي الكتابة .
      يجب على معد التقرير كذلك أن يكون مضمون التقرير واضحا وكلام منطقيا ، بعيد عن التأويل والتهويل ، ويغطي كافة الأفكار الأساسية الخاصة به ولا يخرج عن إطار تلك العناصر .
      يجب أن يكون محتوى التقرير وما يتضمنه من فقرات ـ واضحة للقاري ، وأن يراعي أسس التنظيم الجيد بحيث تكون عناصر التقرير مرتبة أولا بأول من البداية وحتى نهاية التقرير . كذلك يجب مراعاة كما تحدث أعلاه قواعد اللغة العربية وآدابها ، من حيث اختيار الكلمات المستحسنة السلمية ذات وزن وقيمة وذات دلالة واضحة المعنى ، بعيد عن الكلمات الغير مفهومة ، والابتعاد عن استخدام الكلمات العامية ، كذلك تضمين التقرير ببعض المصلحات العلمية المناسبة وفق لما تتضمنه جوانب التقرير . والوضوح التام للعناوين الرئيسية والفرعية ويستحسن الكتابة بخط عريض ملون .
      كذلك يجب ترقيم صفحات التقرير وخاصة إذا كان التقرير يحوي على الكثير من الصفحات ، ضمنا لترابط محتوى التقرير ، ومراجعة البيانات والأشكال ( الرسوم البيانية الإحصائية ) واختيار الأشكال المناسبة الواضحة بياناتها، لتسهل معرفتها للقاري لأخذ المعلومة بسهولة ويسر ، وأن تكون كافة البيانات والأشكال مرتبة ترتيب جيد ومرقمة يسهل الرجوع إليها وقت الحاجة وبخطوط واضحة أمام القاري .
      يجب الإشارة إلى الملاحق وكافة الخلفيات المرافقة للتقرير ، وأن تكون مرتبة ترتيب جيد وترقيمها وفق الأسس المتبعة لسهولة ترابط مضمون التقرير مع كافة الملاحق والخلفيات المرافقة .
      لذا فأن على معد التقرير أن يكثف من الدورات التدريبية المتعلقة بالطباعة والتنسيق ، وكذلك الدورات التدريبية في مجال الخط العربي واللغة العربية ، والإكثار من المطالعة ، كذلك عليه الاحتفاظ بكافة المسودات السابقة لمراجعتها في الأوقات المناسبة لترسيخ المعلومة في عقله ، فقد تتشابه بعض التقارير في المضامين ، هنا يستفيد معد التقرير ببعض الأفكار والكلمات التي استخدمت سابقا في تقارير سابقة ، وتسهل عليه عملية الكتابة واختصار للوقت والجهد ، وعليه الرجوع لذوي الخبرة في هذا الشأن للاستفادة منهم وخاصة ممن لهم الدراية في مجال اللغة العربية وآدابها .