عُمان:*نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تحت رعاية سعادة سعود بن سالم البلوشي وكيل وزارة التربية والتعليم للتخطيط التربوي وتنمية الموارد البشرية أمس دورة تدريبية حول إعداد نظام الكشف وفهرسة الوثائق لفرق العمل بوزارة التربية والتعليم وذلك بمسرح المديرية العامة لتنمية الموارد البشرية.

تحدث فيها المحاضر حول نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات والمنهجية المتبعة، من قبل الهيئة في إنجاز جملة هذه الأعمال.



ويشارك في الدورة التدريبية أكثر من 80 موظفا، يمثلون مختلف التقسيمات الإدارية التخصصية بوزارة التربية والتعليم، والمكلفون بإنجاز العمل الميداني المتعلق بالكشف عن الوثائق المتداولة بالتقسيمات الإدارية تمهيداً لإعداد القائمة الاسمية لأنواع الوثائق والملفات، ومن ثم الانطلاق في إعداد بقية الأدوات الإجرائية الأخرى المتعلقة بنظام إدارة الوثائق من جداول مدد استبقاء ونظام التصنيف.

البدء في نظام حفظ الوثائق

وقد تحدث سعادة سعود البلوشي راعي حفل الافتتاح عن أن انعقاد الدورة يأتي في إطار استعداد وزارة التربية والتعليم للبدء في تنفيذ وتطبيق البرنامج الخاص بحفظ الوثائق والمحفوظات الوطنية الذي تنظمه الهيئة العامة للمحفوظات والوثائق، وسبق هذا الإجراء العديد من الإجراءات والتحضيرات لتهيئة العاملين في الوحدات وأقسام الحفظ والأرشفة من أجل أن يقوموا بأداء عملهم وفق منهجية علمية واضحة حددت من قبل الهيئة.

تشكيل ذاكرة وطنية

وصف سعادته الدورة أنها خطوة مهمة جدا، أتت في وقتها، وسيعمل نظام الحفظ على تشكيل ذاكرة مهمة للوحدات الحكومية سواء، وحفظ الملفات والوثائق، وهي ذاكرة مهمة للوطن وللباحثين وللدراسات، وتشكل بعدا مهما لهذه الوزارات؛ لأن هذا النظام يحفظ الوثائق العامة فقد أصبح نظام الحفظ واضحا ومقننا وصريحا، ونأمل من هيئة المحفوظات والوثائق الوطني أن تبذل مزيدا من الجهد من أجل أن تساعد العاملين في الوزارات لتقبل هذا النظام واستيعابه بفضل الدورات والندوات المتاحة حول هذا الجانب، وهذا مهم جدا لإعادة بناء الذاكرة الوطنية وحفظ الوثائق.

خطة بناء الوثائق

فيما عبر سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عن أن هذا البرنامج موجه للعاملين في التربية والتعليم في إطار بناء الوثائق، وقد خصصت حلقة العمل هذه للمختصين بعملية الكشف وإعداد نظام الفهرسة للوثائق بالوزارة، وهم يمثلون كافة التقسيمات الخصوصية فيها، ويتلقون برنامجا تدريبيا لاطلاعهم على كيفية إجراء الكشف والتعرف على الوثائق، وترتيب الملفات واستنباط الموضوعات من مواقع اختصاصات كل قسم، وبعد هذه الدورة سينطلق البرنامج العملي في وزارة التربية والتعليم.

آلية الكشف عن الوثائق

من جانب آخر تتواصل اليوم فعاليات الدورة بتقديم ورقة نظرية حول طرق وآليات عملية الكشف عن الوثائق مصحوباً بتطبيقات وتجارب عملية وفتح باب التساؤلات والاستفسارات لإيضاح معالم هذه العملية. الجدير بالذكر أن الهيئة تسعى جاهدة بالتنسيق واللقاءات مع الوزارات لشرح وتوضيح مشروع إدارة وتنظيم الوثائق الخصوصية بالوزارة ومن هذه اللقاءات، اللقاء التعريفي الذي عقد يوم الثلاثاء الماضي، وتم فيه تقديم عرض تعريفي حول نظام إدارة الوثائق وآلية العمل.