تنظم هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ندوة موسعة عن نظام إدارة الوثائق في السلطنة ونظام إدارة الوثائق الخاصة اليوم وذلك تحت رعاية سعادة الشيخ سعيد بن محمد البريكي – محافظ مسندم وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني- رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وعدد من أصحاب السعادة ولاة المحافظة ورؤساء الجهات الحكومية والشيوخ والأعيان والأدباء والمؤرخين ورؤساء الأندية ورئيسات جمعيات المرأة العمانية في المحافظة وذلك بمقر غرفة تجارة وصناعة عمان بالمحافظة ، ويأتي ذلك ضمن خطط الهيئة في التعريف بنظام إدارة الوثائق لما فيه من أهمية في تنظيم العمل في مجال الوثائق والمحفوظات والتعريف بأهمية الوثائق الخاصة لما لها من دور في الحفاظ على الذاكرة الوطنية للبلاد في الحقب التاريخية التي مرت بها.

*



نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفيا بوزارة العدل بحضور سعادة الشيخ زاهر بن عبدالله العبري وكيل وزارة العدل والدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وبحضور لجنة المتابعة الرئيسية لإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية في وزارة العدل ولجنة المتابعة الداخلية لإعداد النظام، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم 60/2007 المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.

حيث قدم سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة معالم نظام إدارة الوثائق والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لأنواع وثائق وملفات جميع التقسيمات الإدارية التخصصية بوزارة العدل وهي الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم .

كما عرض سعادة الدكتور رئيس الهيئة آلية إعداد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية لوزارة العدل الذي يقوم أساس تصنيفها حسب الوظائف بما يمكّن من استرجاعها بكل يسر وسهولة، ويأتي هذا العرض في إطار خطة عمل الهيئة للفترة القادمة في فتح عدد (10) وزارات معنية بإعداد أنظمتها الخصوصية في انتظار إعداد نظام إدارة الوثائق المشتركة خلال الفترة القليلة القادمة وهو ما يكون منظومة متكاملة لنظام إدارة الوثائق بشكل عام.

كما تحدث سعادة الشيخ زاهر العبري وكيل وزارة العدل عن أهمية تنظيم الوثائق في الجهات الحكومية مؤكدا على أهمية الوثيقة في العمل الإداري وحفظ حقوق الجهات والمجتمع مؤكدا على التعاون الذي ستلقاه الهيئة من قبل الوزارة ممثلة في كافة تقسيماتها وبالتنسيق مع دائرة الوثائق، كما أثنى سعادته على إعداد منهجية العمل وبرنامجها الزمني لبناء نظام إدارة الوثائق في الوزارة.