حمل الملفات
يعاني الكثير من الموظفين والمديرين من الوقت الذي يهدر يوميا في "متاهات" البحث عن الملفات. ولحفظ الوقت وعدم الدخول في مثل تلك "المتاهات" يمكن استخدام النصائح الست التالية التي من خلالها تستطيع ابتكار نظام يجعلك تصل إلى الملف الذي ترغبه بسرعة مذهلة.
النصائح الست لحفظ وتنظيم الملفات:
[B]- تجاهل أسلوب الترتيب حسب الحروف الأبجدية:
بدلا من الترتيب حسب الحروف الأبجدية. اجمع ملفاتك في ثلاث إلى خمس فئات تصنيفية واسعة. وخصص لوناً معيناً لكل فئة، وضع كل واحد من هذه الملفات الملونة في درج ملفات مختلف.
مثلا اختر اللون الأزرق للملفات المالية واحفظها في الدرج الأعلى، واللون الأخضر لملفات الموارد البشرية وضعها في الدرج الأسفل. بهذه الطريقة عندما ترى ملفا بلون معين فإن ذهنك سيركز في الحال نحو الموضوع المناسب.
- استخدم أسلوب وضع الملفات على التوالي:
بدلا من الطريقة التقليدية من وضع الملفات باليسار، اليمين، في الوسط، لأنها سهلة على النظر، وتساعدك على المحافظة على نفس النمط إذا أضفت ملفا جديدا.
- احتفظ بأسماء الملفات في صورتها الواسعة:
إذا كان بالملف عدد بسيط من الأوراق يجب وضع عنوان أكثر تفصيلا.
- اجمعها معا بفهرس:
حالما يكتمل نظامك، كون قائمة بصفحة واحدة لكل الملفات تحت كل فئة. إذا كنت لا تعرف أين تضع قطعة ورقية، ألق نظرة على الفهرس بدلا من محاولة تكديسها في الدرج.
- ابعد الملفات عن طاولة المكتب:
قاوم إغراء وضع الملفات التي تعمل عليها بالقرب منك على طاولة مكتبك، بدلا من ذلك كون ملفاً لكل شيء واحتفظ بقائمة دقيقة للمهام في مكتبك.
- كن دقيقا:
ليس كل شيء يستحق أن يشغل مكانا في ملفاتك، 90% من الأوراق التي نضعها في ملفاتنا لا نرجع إليها مرة أخرى. لا تحتفظ بأوراق "قد" لا تحتاج إليها يوما إذا كان من السهل تعويضها أو كانت غير ضرورية.
[/B]تحياتي
: 
: 
: