مسقط - ش

أكد نائب مدير عام التخطيط وتنمية الموارد البشرية لتنمية الموارد البشرية سرحان بن سالم بن حمد الزيدي أن تأهيل وصقل مهاراتِ العاملينَ بوظائفِ التنسيقِ وإدارةِ المكاتبِ أصبحَ ضرورياً، ليتمكنوا من أداءِ أعمالِهم المنوطَةِ بهم، بما يتواكبُ مع التغييرِ والتطويرِ المُستمرِ الذي يشهدُهُ هذا العِلم؛ فعلمُ إدارةِ المكاتِبِ أصبح علماً قائِماً بِذَاتِه، لهُ أصولهُ ومَصادِره، وبَاتَ يَعتمدُ على الأساليبِ والتقنياتِ الحديثة، فكما تعلمونَ بأننا في شؤونِ البلاطِ السلطانيِ نسعى إلى تزويدِ الموظفينَ بأحدثِ العلومِ والمهاراتِ والتقنياتِ التي تُساعِدُ على تَيسيرِ العملِ وزيادةِ إنتاجيته بجودةٍ عالية، فالمُؤسساتُ أصبحت تتسابقُ في إدخالِ التكنولوجيا الحديثةِ في جُل أعمالِها، وعلى سبيل المِثالِ نَرى تطبيقاتِ الحاسبِ الآلي وبرامِجه المُختلِفةِ يُعتمدُ عليها بشكلٍ كبيرٍ في عصرِنا الحالي في تسييِرِ الأعمالِ المكتبيةِ، بدلاً من الطُرقِ التقليديةِ القديمة.

جاء ذلك خلال كلمته التي ألقاها أمس في افتتاح برنامج "التنسيق والسكرتارية الإلكترونية" الذي تنفذه المديرية العامة للتخطيط وتنمية الموارد البشرية بشؤون البلاط السلطاني برعاية أمين عام مجلس الدولة سعادة خالد بن سالم بن سعيد السعيدي وذلك بقاعة معهد العلوم الإسلامية بمسقط والذي يستمر في الفترة من 19 إلى 23 يونيو الجاري.

وأضاف الزيدي قائلا: إن هدَفنَا من إعدادِ وتنفيذِ هذا البرنامَج يتمثلُ في تمكينِ المشاركين من التعرفِ على الأساليبِ الحديثةِ في مهارةِ إدارةِ المكاتب، ومتابعة المهام الموكلَة إليهِم باستِخدام أحدثِ التقنيات الإلِكتُرونية المُستخدمةِ في مهارة تنظيم المواعيد، واستقبال الزوار بالمكتب، ومهاراتِ الاتصالِ الكتابية، وتعريفِهم بالطرق الفعالةِ في إدارةِ الاتصالات المكتبية، وطرقِ تنظِيمها داخلياً وخارجياً، إضافةً إلى التعرفِ على أحدثِ طرق توظيف التقنيات البرمجية للحاسِب الآلي في خدمةِ عملِ السِكرتاريةِ وإدارةِ المَكاتِبِ، وإكسابِ المشاركين مهارة تنفيذِ مَهامِهم واختِصاصاتِهم بِنَجَاحٍ وثقةٍ وبشكلٍ ابتكاري وإبداعي، وتعزيزِ قُدراتهِ الذاتيةِ والتنظيمية، كما طلب الزيدي في كلمته من المشاركين إظهار هِمَمِهم العاليةِ الطموحةِ والحرص على الاستفادةِ من هذا البرنامَجِ التَدريبي الثَري بالمشاركات المختلفة، وحثهم على توظيف ما يكتسبونَهُ في مجالِ عملِهم.

وعبر سرحان الزيدي في ختام كلمته عن وافِر الشُكرِ وبالغِ التقديرِ لراعي الحفل على تفَضُلِه بِرعَايَته هذه المناسبة الطيبة، وقدم الشُكر لكافةِ المُشاركينَ في البرنامَجِ وخص بالشكرِ المشاركين من ديوانِ البلاطِ السلطاني، ومجلس الدولة، ووزارات الداخلية، والعدل، والإسكان، والشكر لـ خبيرةِ تدريبِ وتطويرِ الإدارةِ بجامعةِ بورتلاند الأستاذة رهف تسابحجي على تلبيتهِا الدعوةِ لتكونَ محاضرة في هذا البرنامجِ.

جدير بالذكر أن برنامج التنسيق والسكرتارية الإلكترونية الذي تنظمه المديرية العامة للتخطيط وتنمية الموارد البشرية يتناول محاور عدة أهمها: مقدمة عن السكرتاريه وأنواعها، والمفاهيم العملية للإدارة المكتبية الحديثة وعلاقتها بالسكرتارية، والقدرات الشخصية والفنية والإدارية للمنسق التنفيذي الناجح، ومهارات تنظيم المواعيد واستقبال الزوار بالمكتب، وبيان الأغراض العامة من عقد الاجتماعات وكيفية التعامل معها، وتوضيح الشروط العامة لنجاح الاجتماعات، إضافة الى الكتابة الإدارية خصائصها، ومواصفاتها، وأنواعها، والرسالة الإدارية، واستخدام الحاسب الآلي، وتوظيف شبكة الانترنت في أعمال السكرتارية، وأسس ومبادئ إدارة الوقت بفاعلية في تحليل الوقت، والتخطيط اليومي، ومراعاة الأولويات، ومبدأ المرونة، ومبدأ تقسيم النشاط والتقليل من الأعمال الروتينية.