مسقط - الرؤية
-

نظمت وزارة الإعلام بمقر الوزارة أمس حلقة عمل حول "المحافظة على الوثائق الرسمية" تحت رعاية سعادة علي بن خلفان الجابري وكيل وزارة الإعلام، وبحضور مدراء العموم ومدراء الدوائر ورؤساء الأقسام بالوزارة.
وقد ألقى سعادة وكيل وزارة الإعلام كلمة أشار خلالها إلى أن موضوع إدارة الوثائق تشعبت حوله الرؤى فيما يتعلق بتعريفه من مجرد ورقة عادية أو رسالة متداولة يمكن أن تتحول إلى وثيقة هامة تحمل أبعادا تاريخية وإنسانية وعلمية في بعض الأحيان. وقال سعادته: "إن كل ورقة في مكاتبنا هي جزء من الأمانة التي نتحملها في أدائنا لوظائفنا والحفاظ عليها يأتي في المقام الأول ضمن هذا الإطار كموظفين مؤتمنين على كل شاردة وواردة في الواجبات اليومية"، مشيرا إلى التطور الخطير الذي حدث في وسائل الاتصال والنقل ومردوده على هذا الجانب.
وخلال الندوة قدم إسحاق بن يعقوب الصقري رئيس قسم الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات ورقة عمل حول بناء نظام إدارة الوثائق في الجهات الحكومية وإدارة الوثائق قبل استصدار قانون الوثائق والمحفوظات. وتحدث الصقري عن فوائد نظام إدارة الوثائق ومميزات النظام العصري لإدارتها وإعداد الأدوات الإجرائية لنظام الإدارة ومنهجية العمل في بناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوحدات الحكومية، ومهام فريق الدعم الإداري بالهيئة وحول تصنيف الخصوصية وجداول مدد استبقاء الوثائق، وكذلك فيما يتعلق بتدريب الموظفين على استعمال نظام إدارة الوثائق والإشراف على أماكن حفظها.
كما قدم صالح بن علي المحروقي المستشار بوزارة الشؤون القانونية ورقة عمل حول قانون تصنيف وثائق الدولة وتنظيم الأماكن المحمية والتي أشار خلالها إلى ظهور علم خاص يعنى بالوثائق والذي يأتي من منطلق ما تتمتع به الوثائق من أهمية بالغة باعتبارها أهم مصادر المعلومة في الوقت المعاصر. ومضى يقول إن وثائق الدولة تدخل في عموم الوثائق وتكتسب أهمية خاصة باعتبارها وثائق رسمية تتضمن معلومات صحيحة مثل الشهادات والمخاطبات الرسمية، مبينا أن أهمية بعض وثائق الدولة لما تتضمنه من بيانات ومعلومات سرية يؤكد أهمية توفير الحماية اللازمة لها.
من جانبه ألقى الدكتور محمد صالح الرابحي من جامعة السلطان قابوس ورقة عمل حول حفظ الوثائق، قال إنها تنقسم إلى قسمين سهما الوثائق التقليدية والوثائق الإلكترونية. وتعرض الرابحي خلال الوثائق التقليدية إلى عدة جوانب مهمة وهي ما يسمى بطرق المحافظة على الوثائق طبقا للمواصفات الدولية من حيث اختيار الموقع والمخازن وخصائص هذه المخازن وشروطها وحفظها واطلاعها بهذه المهام، مبينا أنه ومن خلال الوثائق الإلكترونية أنه لا يمكن أن ينشأ نظاما إلكترونيا إلا إذا توفرت من خلاله شروط عدة من خلال تقسيمه إلى وحدات وهذه الوحدات تستند بالدرجة الأولى إلى "الملتيميديا" وهي عبارة عن وصف للوثيقة وبيئتها من عدة جوانب، مؤكدا على ضرورة الاعتناء بقانون المطبوعات والنشر والخاص بالمواقع الإلكترونية لما له من أهمية في المحافظة على التراث الوطني.
من جانبه، تناول أحمد بن حماد الكلباني في ورقته بعنوان "التوعية الخاصة بأمن المعلومات" أمثلة تتعلق بأهم مخاطر الوثائق وهو "التسريب" والذي يتم من خلاله مناقشة عدة حالات داخلية وخارجية، مشيرا إلى بعض الأساسيات التي يجب الأخذ بها في مجال أمن المعلومات وتطبيقها داخل المؤسسة.
وكان حمدان بن مسلم الرواس مدير دائرة الوثائق بوزارة الإعلام قد ألقى كلمة في بداية انعقاد الحلقة أوضح خلالها أن الحلقة ستتطرق إلى العديد من المحاور الهامة حول المحافظة على الوثائق الرسمية التي تعد أحد أنسجة الذاكرة الوطنية لهذا البلد العزيز لكونها "رصيدنا في الحاضر والمستقبل".
وأشار إلى أنه سيتم خلال الحلقة عرض أمثلة تتعلق بمخاطر أمن الوثائق وآثارها، إضافة إلى طرح مجموعة تقنيات حديثة معاصرة، وفيما يتصل بالمخاطر الأمنية المصاحبة مع وضع بعض الإجراءات الأمنية التي تحد من وقوعها والأساسيات التي يجب الأخذ بها في مجال أمن الوثائق وتطبيقها داخل المؤسسة.