مسقط - ش

أصدرت رئيسة الهيئة العامة للصناعات الحرفية معالي الشيخة عائشة بنت خلفان السيابية قرارا رقم (138/ 2011) يعتمد فيه نظام تصنيف الوثائق الخصوصية للهيئة العامة للصناعات الحرفية وجداول مدد استبقائها، حيث يتم البدء في تطبيقه اعتبارا من الشهر الجاري، وذلك استنادا إلى قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60 / 2007) وبناء على موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وقد أجرى فريق العمل بالهيئة بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية كشفا حول أنواع الملفات والوثائق المتداولة بالهيئة وتم اعتماد نظام لتصنيف هذه الملفات والوثائق وفقا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية.

وشمل هذا النظام الوثائق الخصوصية للهيئة وتقسيماتها في المحافظات والمناطق على أن يطبق نظام الوثائق المشتركة على التقسيمات الأخرى حال تجهيزه.

ويهدف هذا النظام في وضع طريقة مبسطة للتعرف بسرعة ودقة على عنصر أو عناصر معينة ضمن مجموعة كبيرة من العناصر حيث يقوم التصنيف بتجميعها في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى و يقوم أيضا بترتيب الملفات والوثائق الراجعة للهيئة في أقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام تصنيف. كما يهدف النظام إلى ضمان السرعة في الاستدلال على الوثائق للقيام بالعمل المطلوب ثم إرجاعها إلى أماكن حفظها وكذلك ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركة الموظفين من غياب ونقل وانتداب من خلال وضع نظام تصنيف موحد.

ومن الأهداف الأخرى وضع الوثائق في إطار نشأتها وتجميعها في ملفات حسب المواضيع المتعلقة بها للتمكن من متابعة التطور في الأعمال حولها وتيسير حفظ الوثائق وحمايتها وضمان حفظ حقوق الأشخاص والمجموعات وضمان قابلية النظام للتمدد والتطور بحيث يبقى صالحا حتى وإن طرأ تغيير على اختصاصات الوحدة الحكومية.

وسوف يتم بناء نظام التصنيف من خلال تصنيف الوثائق الخصوصية وتصنيف الوثائق المشتركة وإعداد التفريعات وإسناد رموز للمواضيع لتبدأ بعدها مرحلة تنفيذ التصنيف وذلك من خلال فهرسة عناوين الوثائق والملفات ووضع كشف للنظام يتألف من رؤوس الموضوعات مرتبة ترتيبا ألفبائيا وتكوين الملفات ووضعها على الرفوف وتصنيف الوثائق الإليكترونية وتحديث نظام التصنيف.

أما جداول مدد الاستبقاء فيتم تطبيقها على الوثائق الجارية المتداولة في أماكن العمل لإدارة الوثائق وتطبيق مدة الحفظ المحددة لها والمصير النهائي الخاص بها حيث إن جداول المدد تعمل على توحيد مدد استبقاء ملفات ووثائق الهيئة وتجنب ضبط مدد استبقاء مختلفة لنفس النوع من الوثائق . وتتضمن جداول المدد رقم قاعدة الحفظ ورمز التصنيف وعنوان الملف أو الوثيقة والجهة المسؤولة عنها.

أكثر...