Alwatan كتب:

في المحليات 23 ديسمبر,2016  نسخة للطباعة

كتب: عيسى اليعقوبي: تصوير: سعيد البحري :
تم صباح أمس بديوان عام الهيئة العامة لسجل القوى العاملة اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام تصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها.
وقع الاتفاقية الدكتور يونس بن خلفان الاخزمي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة لسجل القوى العاملة وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادرة بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة التنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها.
وأكد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بأنه سيعقب هذه المرحلة قرار لتنفيذ هذا النظام وسيتم تطبيقه في جميع أقسام الهيئة وأشار سعادته إلى أنه من الضروري جدا حفظ هذه الوثائق والحرص على تداولها بصورة صحيحة وفق نظام تصنيف وتحديد مدد الاستبقاء لتتم عملية الحفظ لها بشكل سليم.
من جانبه قال الدكتور يونس بن خلفان الاخزمي الرئيس التنفيذي للهيئة العامة لسجل القوى : نشكر هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على العمل التوثيقي لما يخص هيئة سجل القوى العاملة ، خلال هذه الفترة وتعاملنا مع هيئة المحفوظات تكونت لدينا خبرات فيما يتعلق بالتعامل مع الوثائق في مختلف الجوانب يضيف : اليوم لدينا قاعدة بيانات ضخمة تضم 800 ألف مواطن في سن العمل في كل القطاعات ، فكان من المهم توقيع هذه الاتفاقية.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالهيئة العامة لسجل القوى العاملة وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الهيئة بإنشاء قسم للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الهيئة. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الهيئة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.